Swipe to the left

Ratgeber

10 Tipps für fehlerfreie Druckdaten aus Word (Win/Mac)

29. Juli 2019

Wir räumen auf mit Ammenmärchen und zeigen Euch in 10 hilfreichen Tipps, wie man auch ohne teure Layoutsoftware schöne Druckdaten erstellen kann. In der Druckbranche extrem verrufen, aber bei Anwendern sehr beliebt - Microsoft Word aus der Office Programmfamilie. Ehrlich gesagt, gibt es wirklich bessere Programme um professionelle Druckdaten zu erzeugen. Aber nicht jeder hat den Anspruch oder den Bedarf an High-End Layouts. Das überlassen wir mal gepflegt den Profis. DIY ist stark im Trend und wer, wenn nicht wir als Online-Druckerei, könnten besser darüber berichten, was unsere Kunden wirklich wollen. Nach den folgenden 10 Tipps, wird garantiert jegliche Panik vor der Druckdatenerstellung in Word verflogen sein.

Als Beispielprodukt erstellen wir eine Broschüre mit Klammerheftung im DIN A4 Format. Die Vorgehensweise ist aber immer ähnlich und auf andere Druckprodukte übertragbar.

1. Papierformat einstellen

Jede Druckdatei benötigt einen zusätzlichen Randanschnitt von 3 mm, die wir nach dem Druck wieder abschneiden. Der Randanschnitt ist sehr wichtig um produktionsbedingte Toleranzen auszugleichen. Unser Beispiel DIN A4 hat 21 x 29,7 cm. Rechnet man 3 mm Randanschnitt an jeder Kante hinzu, ergibt sich ein Datenformat von 21,6 x 30,3 cm. Das Datenformat muss in Word als Papierformat eingestellt werden.

Damit ihr das Datenformat nicht selbst errechnen müsst, haben wir für jedes Produkt und Papierformat eigene Datenblätter erstellt.

So funktionierts:

Windows:

  • Word Programm starten
  • Neues leeres Dokument öffnen
  • Klick auf den Reiter Layout (je nach Word Version auch Seitenlayout)
  • Klick auf Größe (je nach Word Version auch Format)
  • Klick auf Weitere Papierformate (ganz unten)
  • Es öffnet sich ein Fenster in dem Ihr das Papierformat bzw. das Datenformat eintragen könnt. Bei der Breite geben wir 21,6 cm und bei der Höhe 30,3 cm ein.

Mac:

  • Word Programm starten
  • Neues leeres Dokument öffnen
  • Klick in der Menüleiste auf Datei > Seite einrichten
  • Klick auf Papierformat > Eigene Papierformate
  • Klick auf + (Eigenes Papierformat hinzufügen)

Jetzt könnt ihr das Papierformat bzw. das Datenformat eingeben. Bei der Breite geben wir 216 mm und bei der Höhe 303 mm ein.

2. Seitenränder einstellen

Seitenränder definieren den Abstand vom Seitenrand bis zum Text bzw. Bild. Für ein einheitliches Layout empfehlen wir Euch Seitenränder zu definieren. Dadurch vermeidet ihr einen unterschiedlichen Satzspiegel der einzelnen Seiten. Das Dokument wirkt dadurch optisch einheitlich und sehr harmonisch für den Leser.

Die in Word voreingestellten Seitenränder von 2,5 cm könnt ihr bedenkenlos übernehmen. Nach Belieben können diese auch geändert werden, sollten aber 1,5 cm nicht unterschreiten.

So funktionierts:

Windows & Mac:

  • Klick auf den Reiter Layout (je nach Word Version auch Seitenlayout)
  • Klick auf Seitenränder
  • Klick auf Benutzerdefinierte Seitenränder

Es öffnet sich ein Fenster in dem die Seitenränder Oben, Unten, Links und Rechts eingetragen werden können. Alle anderen Felder lasst ihr bitte unverändert und tragt dort auch nichts ein. Wir empfehlen die vier möglichen Seitenränder mit identischen Werten (z.B. 2 cm) einzugeben, sodass der Satzspiegel immer mittig auf der Seite platziert ist.

Diese Einstellung hat sich in der Praxis als beste Lösung bewährt, da man dadurch nicht beachten muss, ob es sich um eine linke oder eine rechte Seite handelt.

3. Seitenzahl und Seitenreihenfolge beachten

Die Frage nach der Anzahl der Seiten und Ihrer Reihenfolge bei Broschüren wird sehr oft missverstanden und hinterfragt. Dabei ist es sehr viel einfacher als man oft denkt. Ihr müsst euch keine Gedanken machen, wie die Druckerei die Broschüre bindet oder die Seiten anordnet. Das ist Aufgabe der Druckerei. Ihr müsst euch eigentlich gar keine Gedanken machen, wenn ihr folgende Regeln beachtet:

  • Startet mit der Titelseite und erstellt fortan Seite für Seite in chronologischer Reihenfolge (so wie man eben auch liest)
  • Erstellt keine Doppelseiten oder gegenüberliegende Seiten sondern nur fortlaufende Einzelseiten
  • Die Gesamtzahl der Seiten muss durch vier teilbar sein. Zum Beispiel 8, 12, 16 oder 20 Seiten.

Wenn ihr zwischen linken und rechten Seiten unterscheiden möchtet, um zum Beispiel Seitenzahlen auf linken Seiten links und auf rechten Seiten rechts zu platzieren, dann gilt folgende Regel:

  • linke Seiten sind immer gerade. Zum Beispiel 2, 4, 6, 8 usw.
  • rechte Seiten sind immer ungerade. Zum Beispiel 3, 5, 7, 9 usw.

4. Layout richtig anlegen

Layout und Gestaltung ist immer Geschmacksache und über Geschmack lässt sich bekanntlich nicht streiten. Trotzdem ist es wichtig folgende Punkte zu beachten:

Einheitliches Schriftbild
Verwendet nicht zuviele Schriftarten! Professionelle Designer verwenden in der Regel nicht mehr als 3 verschiedene Schriftarten für ein Projekt. Diese stammen oft sogar aus der selben Schriftfamilie. Das steigert die Leserlichkeit, Attraktivität und Professionalität eurer Arbeit.

Farben - Weniger ist Mehr!
Einfache Linien oder Kästen sind bewährte Elemente für ein professionelles Layout. Gebt diesen Elementen einheitliche Farben, die sich durch das ganze Dokument ziehen. In Kombination mit schwarzem Text und farbigem Bildmaterial reicht das meist schon aus. Es muss nicht immer knallbunt sein - Weniger ist mehr!

Hochauflösendes Bildmaterial
Bilder sagen bekanntlich mehr als tausend Worte. Seid deshalb nicht sparsam mit Bildern und achtet auf eine ausreichende Bildauflösung. Um ein Bild ansehnlich zu drucken, ist eine Auflösung von min. 150 dpi notwendig. Optimal sind 300 dpi. Hat das Bildmaterial weniger als 150 dpi sieht es verpixelt und unscharf aus. Die Bildauflösung (dpi) lässt sich mit jedem Bildbearbeitungsprogramm auslesen. Auch in den Bildeigenschaften (Rechtsklick auf die Bilddatei) findet ihr diese Information.

Achtung! Die Einheit dpi (dots per inch) bitte nicht mit der Einheit ppi (pixel per inch) verwechseln. dpi ist die Druckauflösung, ppi die Auflösung in Pixel (also am Bildschirm). Im Druck ist die Auflösung in dpi entscheidend.

Wichtig! Die Angabe der Bildauflösung (dpi) gilt grundsätzlich für die Originalgröße eins Bildes. Wenn ihr z.B. ein Bild mit 300 dpi auf 200% vergrößert, dann hat es nur noch 150 dpi. Beim Verkleinern ist das Verhalten anders herum. Falls ihr also ein schlechtes Bild mit geringer Auflösung habt, verkleinert es einfach. Dadurch erhöht sich die Bildauflösung.

Zuviel Zahlen und Theorie? In der Regel reicht die visuelle Betrachtung am Bildschirm vollkommen aus. Wenn bei Originalgröße (keine Vergrößerung oder Zoom) das Bild am Monitor unscharf ist, wird es im Druck auch unscharf sein.

Tipp! Verwendet, falls möglich, immer Originaldateien. Fotos die per E-Mail oder div. Messenger versendet werden, sind oft sehr stark komprimiert und daher nicht optimal für den Druck. Wenn ihr Fotos von Freunden oder Kollegen verwenden möchtet, dann achtet darauf, dass der Datenversand ohne Komprimierung stattfindet. Bei E-Mails kann man die Komprimierung deaktivieren. Besser geeignet sind Dienste wie wetransfer oder Cloud Speicher wie z.B. Dropbox.

Mehr Erstellt in: Druckdaten